ChatGPTが作ったExcelの数式を貼り付けたら、売上の合計が表示された。エラーは出ていないけれど、月末の売上や取消分まで正しく扱えているか分からない。報告資料に数字を写す直前に、手が止まることがあります。
まず、ChatGPTには列の意味・集計条件・対象外の扱いを伝え、式が返ってきたら、答えを手で出せる小さな表で確かめましょう。 この記事では、用途別の指示文に加え、月末・翌月・取消を含む見本で、数式を使ってよいか判断する手順を紹介します。
目次
- ChatGPTで数式の候補を作り、小さな表で確かめる
- 数式を依頼する前に伝える3つのこと
- Excel関数を依頼するプロンプト10例
- ChatGPTが作ったExcel関数を検算する3ステップ
- 数式エラーが出たときの確認手順
- 想定例で確認する、条件の伝え方
- まとめ
ChatGPTで数式の候補を作り、小さな表で確かめる
ChatGPTには、表の列と求めたい結果を日本語で伝えて、数式の候補を作ってもらえます。関数の名前が分からない場合でも、どの行を対象にして、何を返したいかを整理すると依頼しやすくなります。
たとえば、A列が商品名、B列が「4月」などの文字列、C列が売上額なら、「商品名がりんごで、月が4月の金額を合計したい」と伝えます。B列が実際の日付なら、開始日と終了日を指定するなど、データの中身に合わせた条件が必要です。
返された式は、正解が分かる数行の見本で試してください。条件に合う行だけでなく、対象外の行や値が見つからない場合も確認してから、実務の表へ移します。
数式を依頼する前に伝える3つのこと
列の位置、集計条件、利用環境を伝えると、返された式を自分の表と照合しやすくなります。仕事のデータは会社の利用ルールを確認し、説明には架空の名前や金額を使ってください。入力の可否に迷ったら、会社の資料をAIに入れる前の5項目と相談メール例から確認できます。
表の位置とデータの中身
「A2:A100は売上日時、B2:B100は支店、C2:C100は売上額」のように、範囲と列の意味を記載します。日付に時刻が含まれるか、商品コードの先頭ゼロを残す必要があるかも添えます。ファイルや画面を共有していない場合、表の配置は説明が必要です。
対象に含める行と除外する行
「東京の確定分だけ」「取消は除外」「翌月1日午前0時以降は含めない」など、対象外も書きます。検索値が見つからない場合の表示は、原因を確認したあとに決めましょう。
IFERRORは検索の #N/A のほか、参照切れの #REF! なども指定した値へ置き換えます。原因を調べている間はエラーを表示させて確認し、検索が正しく動いたあと、必要に応じてIFNAで #N/A だけの表示を整える方法を検討します。
Excelのバージョンと期待する結果
「Excel 2019で使用する」「Microsoft 365のExcelで使用する」と製品を伝えます。XLOOKUPはExcel 2016・2019では利用できないため、必要なら別の関数で作るよう依頼します。「日本語関数」とだけ指定するより、利用環境と、説明を日本語で出すことを分けて伝えると明確です。
最後に、見本データから手で計算した期待値と、式の各部分の説明も依頼してください。
Excel関数を依頼するプロンプト10例
次の例は、表の範囲や条件を自分のものに置き換えて使えます。データはすべて想定例です。冒頭に「Excelの製品名・バージョンは［自分の環境を入力］です。数式と各引数の説明を日本語で示してください」と添えます。
検索・抽出の3例
1. 社員IDから部署名を検索する
Sheet1のA2に検索する社員IDがあります。
Sheet2のA2:A100が社員ID、C2:C100が部署名です。
完全一致で部署名を返す式をB2に入れたいです。
利用できる場合はXLOOKUPを使い、対応しない環境なら代替案を示してください。
同じIDが複数あるときに、どの行が返るかも説明してください。
一致しない場合は、部署の未所属と区別するため「照合できず」と表示してください。2. 日付と店舗名の2条件で検索する
A2:A100が時刻を含まない日付、B2:B100が店舗名、C2:C100が売上額です。
E2の日付とF2の店舗名が両方一致する行の売上額をG2に返したいです。
同じ組み合わせが1行だけの場合の検索式を示してください。
複数行ある場合は最初の1行を返す式と、合計を返す式を区別して説明してください。
該当なしの場合の挙動も示してください。3. キーワードを含む行を数える
A2:A100は会社名です。
「株式会社」を含むセルの件数をCOUNTIFで数えてください。
ワイルドカードの意味を説明し、実際の「*」や「?」という文字を探す場合の書き方も示してください。集計・分岐の4例
4. 複数条件の金額を合計する
A2:A100が支店名、B2:B100が「4月」などの文字列、C2:C100が金額です。
A列が「東京支店」、B列が「4月」の行の金額をSUMIFSで合計してください。
対象外の支店や月が除外されることを確かめる、小さな見本も示してください。
B列が実際の日付の場合は別の条件が必要になることも説明してください。5. AまたはBの評価の平均を出す
A2:A100が評価、B2:B100が年齢です。
評価が「A」または「B」の行のうち、年齢が数値のセルをまとめて平均したいです。
同じ行を二重に数えない式を、私のExcel環境に対応する方法で示してください。
AVERAGEIFSで同じ列にAとBを別条件として指定するとAND条件になる点に注意してください。
グループごとの平均を単純に足したり、2で割ったりしないでください。
対象の数値がない場合は「対象なし」と表示し、実際の平均0と区別してください。6. 点数を4段階に分ける
A2の点数について、80以上は「優」、60以上80未満は「良」、
40以上60未満は「可」、40未満は「不可」と返すIF関数を作ってください。
空白と数式が返す空文字は空欄、数値以外は「要確認」としてください。
80、60、40、39、空白、文字列の見本で期待値を示してください。7. 担当者と状態が一致する件数を数える
A2:A100が状態、B2:B100が担当者です。
状態が「完了」で、担当者が「山田」の行をCOUNTIFSで数えてください。
両方を満たす行だけが対象になることを、見本で説明してください。日付・文字列・エラー表示の3例
8. 期限までの日数で表示を変える
A2には時刻を含まない期限の日付が入ります。
今日より前は「期限超過」、今日から3日後までは「まもなく」、4日後以降は「正常」と返してください。
空白と空文字は空欄、日付として扱えない文字列は「日付を確認」と表示してください。
昨日、今日、3日後、4日後、空白で期待値を示してください。9. 住所から都道府県名を取り出す
A2は都道府県名から始まる住所です。先頭に空白はありません。
47都道府県の正式名称をD2:D48に入力した一覧と照合し、先頭に一致する都道府県名だけを返してください。
「東京都」「北海道」「神奈川県」「和歌山県」「鹿児島県」で試せる見本を示してください。
3文字固定で切り取らず、都道府県名が省略されている場合は「要確認」と表示してください。10. 検索できない場合の表示を整える
次の式は、検索範囲や数値・文字列の違いを確認し、正常な値では期待どおりの結果が出ることを確かめました。
=VLOOKUP(A2,Sheet2!A2:B100,2,FALSE)
#N/AだけをIFNAで「照合できず」に変更してください。
#REF!など別のエラーが発生した場合の挙動と、原因調査を再開するときに元の検索式を確認する手順も説明してください。ChatGPTが作ったExcel関数を検算する3ステップ
数式の結果は、条件に当てはまる行を自分で選び、合計と件数を両方照らし合わせます。 エラーが出なくても、範囲の途中で集計が切れていたり、取消の行を含めていたりすると、報告したい数字とはずれます。まずは答えが見える小さな表で試します。
ステップ1 集計条件と正解を先に決める
ここでは「4月の東京支店の売上のうち、確定分だけを合計する」という想定例で試します。以下をExcelのA1セルに貼り付けます。1列にまとまった場合は、Excelの「区切り位置」で区切り文字を「タブ」のみに指定し、4列に分けてください。日付と時刻の間のスペースも区切ってしまった場合は、貼り付けを元に戻し、「スペース」の選択を外してやり直します。A列は日付と時刻、D列は数値として認識されているか確認します。日時が文字列として取り込まれた場合は、Excelで日時を入力し直してから試します。
売上日時 支店 状態 売上額
2026/4/1 09:00 東京 確定 1000
2026/4/15 10:00 大阪 確定 2000
2026/4/20 11:00 東京 取消 3000
2026/4/30 18:30 東京 確定 4000
2026/5/1 00:00 東京 確定 5000
2026/3/31 23:59 東京 確定 6000対象は、4月1日の1,000円と4月30日の4,000円の2行です。期待する結果は合計5,000円、件数2件。大阪、取消、5月1日、3月31日は、それぞれ別の理由で除外します。除外する理由まで分かっていると、数字が違ったときにどの条件から確認すべきか判断できます。
ステップ2 ChatGPTに条件と対象外を伝える
表の形と条件が分かれば、実際の売上や顧客名を渡さずに数式を依頼できます。仕事の表では会社が認めたサービスとデータの取り扱いルールに従い、試すときは上のような架空データを使ってください。
Excelで、A2:A7が売上日時、B2:B7が支店、C2:C7が状態、D2:D7が売上額です。
2026年4月の東京支店の確定分だけを対象に、合計額と件数を別々の数式で出してください。
日時には時刻が入ります。4月1日午前0時を含め、5月1日午前0時以降は除外してください。
取消と他支店を除外してください。SUMIFSとCOUNTIFSを使い、それぞれの条件の意味を説明してください。この例で使える数式は次のとおりです。元データの外側にある別々のセルに貼り付けます。
合計額
=SUMIFS(D2:D7,A2:A7,">="&DATE(2026,4,1),A2:A7,"<"&DATE(2026,5,1),B2:B7,"東京",C2:C7,"確定")件数
=COUNTIFS(A2:A7,">="&DATE(2026,4,1),A2:A7,"<"&DATE(2026,5,1),B2:B7,"東京",C2:C7,"確定")SUMIFSは条件に合う行の金額を合計し、COUNTIFSは条件に合う行を数えます。終了条件を「5月1日より前」とすることで、4月30日18時30分も範囲に含まれます。日付と時刻が混ざる列では、月末当日の時刻が抜けていないか見てください。
Microsoft公式のSUMIFS解説 ／ Microsoft公式の条件付きカウント解説
ステップ3 データを1項目だけ変えて、答えが動くか確かめる
最初の結果が合ったら、次の3つを試します。各テストの前に、表と数式を元に戻してください。 複数の項目を一度に変えると、どの条件が効いたか分かりにくくなります。
| 変更する箇所 | 期待する結果 | 確かめられること |
|---|---|---|
| 4月30日18:30の行の状態を「確定」から「取消」にする | 1,000円・1件 | 取消が除外される |
| A6の売上日時を5月1日00:00から4月30日23:59に変更する | 10,000円・3件 | 月末の時刻も集計に入る（1,000円＋4,000円＋5,000円） |
合計額と件数の両方の式で、支店条件の "東京" を、表にない "名古屋" に変える | 0円・0件 | 条件に合う行がない場合の表示を確認できる |
結果が違ったら、日付・支店・状態・参照範囲を順に見直します。 たとえば「1,000円・1件」しか出ないなら、4月30日の行が日時として認識されているか、その行が参照範囲に含まれているかを確かめます。合計と件数が両方ゼロなら、まず条件に合う行が表にあるか確認します。件数があるのに合計が0円なら、金額欄が空白や文字列になっていないか、正負の金額が相殺されていないか、実際に0円の取引かを確認します。今回のCOUNTIFSが確認するのは、売上日時・支店・状態（A〜C列）です。売上額（D列）は件数の条件に入っていないので、金額欄が空白や文字列でも、A〜C列が条件に合えば件数に含まれます。
実務の表へ移すときは、参照範囲の末尾も見直します。 見本の式は7行目までを対象にしています。8行目へ入力しても、そのままの式では集計されません。実際に使う表で新しい行が増えるなら、参照範囲を広げるか、表の運用に合わせて参照方法を決めてから、最後の行を含めてもう一度検算します。
数式エラーが出たときの確認手順
エラーが出たときは、式、参照範囲、セルの中身を一つずつ確認します。ChatGPTへ聞き直す場合も、確認できた情報を添えてください。
検索で #N/A が出る場合
VLOOKUPなどで #N/A が出たら、検索値が対象範囲にあるか、数値と文字列が混ざっていないか、余分な空白がないかを確認します。表示が同じでも保存されている値が異なることがあります。
具体的な確認式は、VLOOKUPで一致しているのに #N/A が出る原因と直し方 にまとめています。
次の検索式が #N/A を返します。架空の見本で原因を切り分けたいです。
式は［数式を貼る］です。
検索値のセルは［セル番地］、検索範囲は［範囲］です。
ISNUMBER・ISTEXTの結果は［両側の結果］でした。
修正案と、最初の値・別の正常値・存在しない値で確認する手順を示してください。入力時に数式として受け付けられない場合
数式が「=」で始まっているか、括弧や区切り文字が対応しているか、引用符などに全角記号が混じっていないかを確認します。区切り文字は利用環境に合わせます。空白を一括削除すると、条件の文字列や式の意味が変わる場合があるため、原因となる箇所を特定して修正します。
［Excelのバージョンと利用環境］で、次の式を入力すると「数式にエラーがあります」と表示されます。
［数式を貼る］
括弧、引用符、区切り文字を確認し、変更する箇所と理由を説明してください。想定例で確認する、条件の伝え方
表の位置と条件を具体化すると、返された式と自分の表を照合しやすくなります。次は説明用の想定例です。
「4月の売上を合計して」とだけ依頼すると、どの列が日付か、取消を含めるか、時刻が入っているかを判断できません。
「A列は売上日時、B列は支店、C列は状態、D列は金額。4月の東京支店の確定分だけを集計し、取消と翌月分は除外する」と伝えたら、まず検算章の小さな表で合計額と件数を比べます。
実際の表へ移すときは、参照範囲の最後の行と、月末の時刻が対象に含まれるかを確認してください。返された数式の説明だけで判断せず、自分で選んだ対象行と結果を照合します。
まとめ
ChatGPTにExcel関数を依頼するときは、表の位置、対象条件、Excelの利用環境を伝えます。返された式は、正解が分かる小さな表で確かめてから実務の表へ移しましょう。
- 条件に合う行と、対象外の行を先に決める。
- 合計と件数を照合する。
- 月末・取消・該当なしで結果が変わるか確認する。
- 実際の表では参照範囲の末尾と、追加された行も確認する。
まずは検算章の見本を空きシートへ貼り付け、合計5,000円・2件になるか試してください。そこから一項目だけ変え、期待した数字へ動くことを確かめます。
検索値が同じに見えるのに見つからない場合は、VLOOKUPの #N/A を切り分ける手順 から、自分の表の状態を確認できます。
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