会社の資料をAIに入れていい？入力前の5項目と確認メール例

会社の資料をAIに入れる前に確認する5項目

まず、何を、どの環境で、何のために扱うのかを書き出します。入力の可否が分からないときは、その情報を相談先へ渡せる状態にします。

項目	確認すること	メモの例
資料の中身	個人情報、社外秘、契約で制限された情報があるか	顧客対応の手順書。顧客名は含まないが、社内の運用情報を含む
利用先	サービス名、プラン、アカウント、ワークスペース	会社が契約するサービスの業務用環境
承認	その資料と作業が利用ルールの対象か	要約は許可されるか。資料管理者への確認も必要か
入力範囲	作業に必要な箇所だけにできるか	手順の見出しだけ、または架空の例に置き換えた文章
出力の共有先	誰へ、どの場所で共有するか	部署内の確認用。顧客への送付前に担当者が確認

表の右側は記入例です。この条件なら入力できる、という許可を示すものではありません。会社によって情報の区分や使えるサービスが異なるため、実際のルールに置き換えてください。

特に、会社で使えるAIが決まっていても、あらゆる資料を入れられるとは限りません。「サービスが承認済み」という確認に続けて、「今回の資料と目的も承認の範囲に入るか」を確認します。

1. 資料の名前だけでなく、中身と取り扱い条件を見る

社内資料という名前だけでは、入力の可否を判断できません。ファイルに含まれる情報と、その情報を扱う際の条件を確認します。

個人情報と社内の非公開情報を分けて探す

顧客名、連絡先、契約番号、人事評価、取引条件、未公開の売上、独自の技術情報などは、確認が必要になる情報の例です。名前が含まれない集計表でも、公開前の数字や取引上の秘密が含まれている場合があります。

資料を確認するときは「個人を示す情報はないか」と「会社や取引先が外部へ出していない情報はないか」を別々に見ます。どちらか片方だけを消して、確認を終えないようにしてください。

個人情報保護委員会は、個人情報取扱事業者に対し、個人情報を含むプロンプトの入力が、特定した利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう注意喚起しています。また、本人の同意なく入力した個人データが回答の出力以外の目的で扱われる場合、法令違反となる可能性があるとして、機械学習に利用されないこと等の確認を求めています。2023年6月2日公表の資料であり、同意の有無や学習設定の一項目だけで入力の可否が決まるという意味ではありません。個別の法令上の要件と社内ルールは担当部署に確認してください。

出典は個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」です。

公開資料でも契約や利用条件を見る

Web上で閲覧できる資料でも、転載や外部サービスへの入力について条件がある場合があります。社外から受け取った資料なら、秘密保持契約や利用目的の指定も確認します。

たとえば、取引先が商談用に共有した提案書と、その会社が一般公開した製品カタログは、同じように扱えるとは限りません。迷う場合は、資料を渡した相手へ直接確認する前に、社内の資料管理者や取引の担当者に条件を確認します。

添付ファイルは見えているページ以外も確認する

資料を丸ごと添付する場合は、表示中のページに加えて、コメント、メモ、変更履歴、別シート、非表示の行列など、送るファイルに何が含まれているかを確認します。利用先がどの部分を処理するかは製品や入力方法で異なります。

白い図形を重ねたり、文字を見えなくしたりしただけでは、元の情報がファイル内に残る場合があります。隠した見た目だけで判断せず、会社が認める方法で共有用のコピーを作ります。処理方法が分からなければ、ファイル全体の添付を進める前に担当部署へ相談してください。

2. サービス名・契約・ログイン先を確認する

利用先は、製品名に加えて契約プランとログイン先まで確認します。同じサービスでも、個人の環境と会社の管理環境では、適用される条件が異なる場合があります。

学習への利用、保存、共有を別々に見る

入力内容がモデルの学習に使われるか、どの期間保存されるか、誰が閲覧できるかは、別の確認項目です。学習設定を変更したあとも、保存や共有の条件は確認してください。

OpenAIの公式説明では、個人向けChatGPTのデータコントロールと、Business・Enterpriseなどの組織向け環境の扱いを案内しています。後者の業務データは標準でモデルの学習に使われないとされていますが、組織の保存・アクセス方針も適用されます。個人の有料プランに加入していることだけで、会社の利用許可を確認したことにはなりません。

出典はOpenAI「Data controls in ChatGPT」です。画面や設定項目はプラン・ワークスペースで異なるため、会社が案内する環境と照合してください。

Microsoftは、組織向けの対象となるCopilot環境について、エンタープライズデータ保護（Enterprise Data Protection、EDP）を説明しています。対象環境のプロンプトや応答などを基盤モデルの学習に使用しないことを示す一方、具体的な管理機能は契約プランによって異なります。利用する製品、契約、機能の適用範囲を、社内の管理者と公式資料で確認してください。Web検索や追加するエージェントのデータの扱いも、個別に確認します。

出典はMicrosoft Learn「Enterprise data protection」です。

接続先のサービスも確認する

AIから外部サービスや検索、連携アプリなどを使う場合は、その処理先へどの情報が渡るかも確認します。AI本体の契約だけを見て、追加機能の情報処理まで同じ条件だと判断しないようにします。

自分で適用範囲を判断できなければ、「今回はファイル添付だけか」「外部検索や追加アプリも使うか」を明記して、情報システム担当へ相談してください。試しに送って挙動を見る前に、利用方法を説明できる状態にします。

3. 規程が見つからないときは、目的と資料の種類から相談する

社内ルールが見つからない場合は、資料の実物を外部AIに渡す前に、利用目的と情報の種類を相談します。「AIを使ってよいですか」だけより、担当者が確認すべき条件を特定しやすくなります。

上司へ送る短い確認文

次の文面は想定例です。資料名に機密性のある案件名が含まれるなら、相談相手と社内の連絡方法に合わせて表現を調整してください。

件名：社内資料のAI利用について確認

［上司名］さん
［作業の目的］のため、［会社指定のAIサービス・利用環境］で、［資料の種類］の［対象箇所］を整理したいと考えています。

資料には［個人情報・社外秘・取引先情報の有無や種類］が含まれます。
この資料と作業は、社内ルール上の利用可能範囲に入りますか。
判断に必要であれば、情報管理担当または資料管理者にも確認したいです。

確認が取れるまでは、実際の資料の入力を保留します。

情報管理担当へ聞く内容を具体化する

上司が利用可否を判断する担当者でない場合もあります。誰の確認が必要かを聞き、権限のある担当へつなぎます。急ぎの作業でも、上司の一言だけで社外契約や情報管理の条件まで確認できたとは扱わないようにします。

［部署名・担当者名］様
次の条件での生成AI利用可否を確認したく、ご相談です。

目的：［要約・校正・構成案など］
利用先：［サービス名・プラン・業務用アカウント／ワークスペース］
使う機能：［文章入力・添付・外部検索・連携機能など］
資料の種類：［資料区分。実データはこの相談文に転記しない］
含まれる情報：［個人情報、社外秘、取引先との契約対象情報など］
入力範囲：［必要な箇所と、除外・置換する内容］
出力の用途・共有先：［部署内の下書き、顧客への送付案など］

この条件での利用可否、必要な承認、入力前に行う処理を教えてください。
利用不可の場合、架空データで構成案だけを作る方法が認められるかも確認したいです。

相談後は、回答日、回答者、対象資料、許可された目的、条件を、会社が指定する場所に残します。前回の許可と同じサービスでも、資料や目的が変われば確認範囲も変わるためです。

4. 入力範囲を減らし、置き換えた情報を確認する

承認された範囲で、必要な情報だけを入力します。実際の文章がなくても、構成や説明の順序だけを相談できる作業なら、先に架空の例で進められるかを考えます。

要約と構成案で、必要な情報を分ける

要約には元の内容が必要ですが、「報告書の章立てを考える」という依頼なら、実際の顧客名や取引金額を含めずに目的を説明できる場合があります。まず何を頼みたいのかを一つに絞ると、入力する範囲を小さくできます。

下の例は、社内の実データを含まない構成案の依頼です。実際に使う際は、会社が許可した環境と用途で利用してください。

架空の社内報告書の構成案を作ってください。
目的は、問い合わせ対応の見直し案を上司に相談することです。
「現状」「課題」「対応案」「確認したい事項」の4つに分けてください。
実在の会社・顧客・契約・数値を推定しないでください。
実データを入れる箇所は［入力欄］として残してください。
本文は会社の管理下で追記し、関係者の確認を受けます。

氏名をAさんへ変えたあとも、組み合わせを点検する

たとえば、氏名を消しても、具体的な部署、役職、地域、契約日、特殊な事案の経緯が組み合わされば、社内や取引先で対象が分かる場合があります。置き換えた文章を読み直し、作業に不要な情報を減らします。

氏名などを伏せた状態が、法令上の匿名加工情報や仮名加工情報に当たると自己判断しないでください。必要な処理や確認は、会社の担当部署に従います。

AIに個人情報を消させる前に、送信されることを考える

外部AIに実際の顧客一覧を添付して「個人情報を消して」と依頼すると、処理前の一覧を送ることになります。伏せ字化を依頼する文章そのものに実データを入れてよいかを、先に確認してください。

会社が認めた処理環境で入力用のコピーを作り、削除・置換した内容を人が確認します。文字の見た目だけでなく、添付するファイルと、コピーする範囲が意図したものかまで確かめます。

5. 出力を共有する前に、元資料と照合する

入力が許可されていても、出力がそのまま共有できるとは限りません。数字、日付、担当者、決定事項と検討事項を元資料と照合し、指定された確認者が目を通します。

空欄をAIが埋めていないかを見る

資料に担当者や期限が書かれていないのに、AIが文章の流れを整えるために補う場合があります。プロンプトには「原文にない内容は要確認とする」と書き、出力後も確認します。

会議の資料を扱うときは、議事録で担当者・期限が未定のときの書き方も参考にしてください。未定事項を記録し、誰へ確認するかを決めると、文章だけが完成して対応が進まない状態を避けやすくなります。

共有先と閲覧権限を見直す

AIが作った文章にも、入力した情報や、それを基にした内容が含まれます。チャットや共有リンクを作る前に、社外の人、別部署、不要な参加者へ公開されないかを確認します。

会社が認めた保管場所へ出力を移すときも、チャット履歴、入力した添付、共有リンクなどの扱いは会社の運用に従います。削除操作をした場合の保存期間や管理者の確認範囲はサービス・契約で異なるため、個人の画面から消えたことだけで判断しないでください。

入力前チェックリスト｜スマホでも5項目を確認

送信ボタンを押す直前に、次の項目を見直します。確認できない項目がある場合は、その箇所を相談文に書いて担当者へ確認します。

資料に含まれる情報と、外部サービスへの入力条件を確認した。
会社が認めるサービス・プラン・アカウントであることを確認した。
今回の資料、目的、使う機能が承認の範囲に含まれている。
入力する文章・添付ファイルは、必要な情報だけに整理した。
出力の確認者、保管場所、共有先を決めた。

「よく分からないが、おそらく問題ない」という項目は、確認済みと扱いません。たとえば会社でAIが使えると聞いていても、個人アカウントで使ってよいのかが不明なら、利用先の確認を残しておきます。

IPAの教材でも、個人情報・機密情報の入力、利用規約や設定、業務での社内ポリシー、出力結果の評価について注意点を示しています。各項目を自社の確認先と結び付けて使ってください。

参考資料はIPA「データリテラシー教材・ツール利用」です。

もし誤って入力したかもしれないと気づいたら

追加の入力を止め、会社の事故対応や相談窓口の手順に従って報告します。自分で問題がないと判断する前に、何をどこへ送ったかを担当者へ伝えます。

送信日時、サービスとアカウント、入力方法、資料の種類、含まれた情報の範囲、共有リンクの有無などを整理します。報告用に同じ情報を別のAIや私用メールへ貼り付けると、送信先が増えるため、会社が認めた連絡方法を使います。

履歴やファイルを削除するか、証跡をどう保存するかは、社内の対応手順と担当部署の指示を確認します。削除したので解決したと判断せず、外部事業者への確認も必要かを担当者へ相談してください。

相談するときの短い文面は次のとおりです。実際の機密情報を本文へ再掲せず、必要な資料は指示された方法で共有します。

［窓口名］様
［日時］に［サービス名・利用アカウントの種類］へ、［資料の種類］を［貼り付け／添付等］で入力した可能性があります。
［個人情報・社内情報などの種類］を含む可能性があるため、確認をお願いします。
追加の入力は止めています。この報告文には、実際の機密情報や対象者の個人情報を転記していません。
現在分かっている範囲と操作状況を、指定の方法で共有します。
履歴やファイル、共有リンクの扱いを含め、次の対応をご指示ください。

よくある質問

名前と会社名を消せば入力できますか？

ほかの情報から対象が分かる場合や、取引条件・社内運用そのものが非公開の場合もあります。資料の中身と利用条件を確認し、必要な処理を会社の担当者へ相談してください。

学習をオフにすれば会社の資料を使えますか？

学習への利用に加えて、保存、閲覧、外部連携、会社の利用許可を確認します。使う環境の契約と設定を、社内の案内に合わせて確認してください。

上司から口頭でよいと言われたら進めてよいですか？

上司が判断できる範囲か、情報管理や資料管理者の確認が別に必要かを確認します。許可の対象となった資料と目的、条件を社内の方法で残しておくと、次の作業で範囲を取り違えにくくなります。

急いでいる場合、資料を渡さず進められる作業はありますか？

架空の例で構成案を作る、一般的なチェック項目を聞くといった方法があります。ただし、架空と説明しながら実際の案件を詳しく書けば、情報が含まれる場合があります。会社が認める用途と環境で、実情報を含まない依頼に整理します。

まとめ｜入力前に、判断に必要な条件をそろえる

会社の資料をAIに入れてよいか迷ったら、資料の中身、利用先、承認、入力範囲、出力の共有先を順に確認します。サービスの設定だけで判断せず、自社の資料と作業が許可の範囲に入るかまで確認しましょう。

次の一歩は、上の表に「使いたい目的」「資料の種類」「利用する環境」を書くことです。分からない項目があれば確認メールの文例へ移し、実データを入力する前に相談します。

実際に会議記録のツールを検討するときは、無料のAI議事録ツールを会議1本で比べる手順も利用できます。利用条件を確認したうえで、架空の会議と比較表から試してください。

AI セキュリティ業務効率化注意

らくなお　～人生を「楽」に「素直」に生きよう～

あなたの人生を「楽」に「素直」に生活できるように、ちょこっとのエッセンスを届けるサイトです。
生活、暮らし、お金などの情報を盛大に盛り込んだものをお届けします。