取引先に送った見積書を開き直して、「まだ返事がない。でも、もう一度送ったら急かしているように見えるかな」と手が止まることがあります。こちらにも社内の締め切りがあると、いつまで待つかも悩みますよね。
最初の催促メールでは、前回の依頼を一文で思い出せるようにして、今回ほしい返事を一つに絞りましょう。回答に時間がかかりそうなら、「回答できそうな日だけでもお知らせください」と添えると、相手は確認の途中でも返信できます。
たとえば、見積書の確認をお願いしたあとなら、「○月○日にお送りした○○のお見積書について、○月○日までに修正のご希望の有無をお知らせいただけますか」と書けます。合意した期限があるか、いま必要なのが最終回答か見通しだけかで、この一文を変えます。
初回の催促メールはいつ送る？ 前回の約束から決める
送るタイミングは、経過日数とあわせて、前回の約束と、返信がないと止まる作業を見て決めます。初めに送信済みメールを開き、依頼した内容、回答期日、宛先の三つを確かめてください。社内チャットや電話、別のメールで回答が届いていないかも見ておきます。
返信期限を決めていた場合
期限を過ぎたら、相手の営業日を踏まえて最初の確認を入れます。たとえば、金曜中の回答を合意していて、次に進める作業が月曜の午後なら、月曜の午前に状況を聞くという判断ができます。相手先が休業日なら、その事情も踏まえて待てる時刻を考えましょう。
期限の前に連絡するなら、前倒しの回答を求めるのか、予定どおり進められそうか聞くのかを分けます。たとえば、翌日の会議の資料を先にそろえたいだけなら、「明日が回答予定日ですが、準備の都合で、予定どおりご回答いただけそうか確認させてください」と書けます。変更をお願いする場合は、変更だと分かるように理由と希望日を伝えます。
返信期限を決めていなかった場合
前回に期限を書いていなければ、今回の希望日を新しく伝えます。「回答期限を過ぎています」と書くと、約束していたように読めるので、元メールに日付の記載がないか確かめてから書きましょう。
急ぎでなければ、相手が通常どれくらいで返信するか、依頼に社内確認が必要か、休日を挟んでいないかを考えます。内容確認に時間がかかる案件でも、こちらの作業を組む必要が出てきたら、「予定を調整したく、ご回答の目安をお知らせいただけますか」と見通しだけ尋ねられます。
今日中に判断が必要な場合
当日中に手配や会議資料の確定が必要なら、何時に、どの作業を進めるために、何を返してほしいかを明記します。「お急ぎでお願いします」より、「本日15時に印刷へ回すため、14時までに修正の有無をお知らせいただけますか」のほうが、相手も動き方を判断しやすくなります。
希望時刻が相手にとって難しそうなら、事前に合意した連絡手段があるか確認しましょう。電話で要点を伝えたときは、確認した内容と次の連絡予定をメールに一文残すと、双方があとで見返せます。メールを何通も重ねる前に、誰とどの手段で連絡するのがよいかを社内でも確認してください。
件名と本文は、相手が返信に使う順番で書く
本文は「前回の依頼 → 今回ほしい返事 → 希望日と理由 → 間に合わない場合の返し方」の順で書くと、読む側が返信の内容を決めやすくなります。希望日を示す必要がない場合は、回答できそうな日だけ聞いても構いません。
件名は案件と確認事項が分かる形にする
元のメールと同じ話題で宛先も同じなら、同じやり取りに返信すると、相手が経緯をたどりやすくなります。件名が「先日はありがとうございました」のように広い場合や、宛先・話題が変わる場合は、「【ご確認のお願い】○○の見積書」のように案件名を入れた新規メールも使えます。
「ご確認のお願い」だけでは似たメールに埋もれやすいので、「○○の候補日」「○○見積書の修正有無」のように対象を一つ足してみてください。「再送」は資料を送り直したことを伝えたいときに使うと、相手が添付を探しやすくなります。
Outlookなどで返信を作る際は、送信前に宛先とCCを確認します。CCは、情報を共有するためにメールの写しを送る欄です。たとえば、MicrosoftのOutlook on the webの案内では、「返信」と「全員に返信」が別の操作として示されています。元の宛先全員に今回の確認が必要かを見て選びましょう。転送で資料を届け直す場合も、元の添付や引用に共有してよい情報だけが含まれているか確認します。
参考：Microsoft公式｜Outlook on the webでメールを作成・返信・転送する
「確認しましたか？」のあとに、ほしい返事を書く
「ご確認いただけましたでしょうか」だけだと、相手は受領の連絡でよいのか、内容の承認まで必要なのか判断しづらいことがあります。「候補日A・Bのどちらがご都合よいか」「修正のご希望があるか」「社内確認が終わる見込みはいつか」のように、欲しい返事をそのまま書いてください。
期限が必要なら、日付に加えて理由は一文で十分です。「○月○日に社内で見積もりを確認するため、前日の○月○日までにお知らせいただけますか」なら、希望日を設けた理由まで伝わります。時間の指定は、印刷や発注など時刻に依存する作業があるときに絞ると、必要性が分かりやすくなります。
「行き違いでしたら」の一文は必要に応じて添える
返信が別の担当者に届いている可能性がある場合は、「行き違いでご返信をいただいておりましたら、ご容赦ください」と添えられます。返信が見当たらないことを確認したうえで、すでに対応してくれた相手への配慮として使う一文です。丁寧な前置きが長くなったら、依頼内容を読み直し、相手が一度で分かる長さに整えてください。
取引先への初回催促メールの例文4つ
近い場面を選んで、会社名、案件名、送付日、希望日を差し替えてください。以下はすべて想定例です。返事がほしい部分だけは、実際に必要な内容へ書き換えて使ってください。
例文1｜合意した回答期限を過ぎた見積書
件名 Re: ○○のお見積書について
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
○月○日にお送りした○○のお見積書について、ご確認の状況をお伺いしたくご連絡しました。当初は○月○日までにお返事をいただく予定でしたが、ご確認の状況はいかがでしょうか。
次回の打ち合わせ資料を準備するため、修正のご希望があるか、○月○日までにお知らせいただけますか。
ご確認にお時間がかかる場合は、ご回答いただけそうな日をお知らせいただけると助かります。行き違いでご返信をいただいておりましたら、ご容赦ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
この例では、最初に合意した日と今回の希望日が両方出ます。日付を入れ替えたあと、どちらがどちらか読み間違えないか確認してください。前回の期日をメールに残していない場合は、口頭で合意したのか、社内の目安だったのかを先に確認します。
例文2｜期限を決めずに送った日程調整
件名 【日程のご確認】○○の打ち合わせ
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
○月○日にお送りした打ち合わせ候補について、会議室を手配するため、改めてご連絡しました。候補は、①○月○日10時、②○月○日14時です。
ご都合のよいほうを○月○日までにお知らせいただけますと幸いです。
いずれも難しい場合は、ご都合のよい日を一つお知らせいただけますか。どうぞよろしくお願いいたします。
候補の枠がまだ空いているかを、送信前に確認しましょう。候補が埋まっていたら、本文に「先にご案内した枠の一部が埋まったため」と添えて、いま選べる枠を示します。予定が未確定の相手には、候補を一つに絞らせるより、いつ頃分かりそうかを聞くほうが次の予定を組みやすいこともあります。
例文3｜資料の受領だけを先に確認したい
件名 【受領のご確認】○○説明資料
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
○月○日にお送りした○○説明資料について、念のため到着の確認でご連絡しました。資料をお受け取りでしたら、受領の旨だけお知らせいただけますか。
リンクを開けない場合や添付が見当たらない場合は、その旨をお知らせください。改めてお送りします。どうぞよろしくお願いいたします。
受領の確認が目的なら、内容への回答期限は別の段落か、次の連絡に分けます。共有リンクを貼った場合は、相手のアカウントで開ける設定になっているか、社内ルールに沿って見直してください。設定を変えてもよいか分からない資料は、担当者に確認してから再送します。
例文4｜期限までに回答が難しそうなので、見込みだけ聞く
件名 Re: ○○の仕様確認について
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
先日お願いした○○の仕様確認について、こちらの作業予定を調整したくご連絡しました。○月○日までのご回答が難しい場合は、現時点でのご回答予定日をお知らせいただけますか。
予定日がまだ見通せない場合は、次に状況を確認できそうな日だけでもお知らせいただけると助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
「回答予定日」と「次に状況を確認できそうな日」は役割が違います。相手が社内で確認中なら、最終回答の日は約束できなくても、途中経過を連絡できる日は伝えられることがあります。見通しが届いたら、自分のメモにも次の確認日を入れておきましょう。
きつく見えやすい一文を、具体的な依頼に直す
語尾を丁寧にするだけで迷ったら、相手が返事に使える情報を足してください。以下の例では、強い言い回しを薄めることより、相手が今何をすればよいかを示すことを優先しています。
「至急ご対応ください」としか書いていない
「本日15時に印刷へ回すため、14時までに修正の有無をお知らせいただけますか」とすると、必要な行動が伝わります。理由を外部に共有できない場合は、「本日中に手配を確定するため」と、差し支えない範囲にとどめます。期限がある事情を一行で伝えれば、社内の詳しいやり取りを説明する必要はありません。
「まだ返事をいただいていません」と書きたくなる
「○月○日にお送りした○○について、確認状況をお伺いしたくご連絡しました」と書き出すと、話題が先に伝わります。相手の状況を推測して、「お忘れかと思いますので」と決めつける必要もありません。送信ミスや担当変更がないかを自分で見たうえで、今回ほしい返事を書き足しましょう。
「お手すきの際に」と書いたものの、待てる日が決まっている
「○月○日に候補を確定するため、○月○日までにご都合をお知らせいただけますか」と書きます。待てる日が決まっているのに「お手すきの際に」だけで終えると、相手には優先度が伝わりません。反対に、今週中に進める必要がないなら、希望日を無理に設けず、見通しだけ聞く方法もあります。
送信前に見るのは、元メールと今回の依頼
送る直前には、件名と本文を見比べて、一読で「何の件か」「何を返すか」が分かるか確認します。文章が長くなったら、冒頭のあいさつの次に案件名があるか、希望日と必要な返事が離れすぎていないかを見てください。
- 元の送付日、件名、案件名を照合したか
- 受信箱や別の連絡手段に、すでに回答が届いていないか
- 今回ほしいのは受領、可否、修正の有無、回答の見通しのどれか
- 合意した期限と、今回の希望日を区別しているか
- 宛先、CC、添付の版、共有リンクの権限は適切か
- 回答が難しい場合の返し方が必要なら、一文添えているか
メールを送ったあとは、送信日と次に確認する日を自分の予定に残しておくと、毎日受信箱を探し直す手間が減ります。チームで追う案件なら、確認担当と次の確認日を共有メモに残しましょう。回答が届いたら、そのメモを更新してから次の作業に回します。
取引先への催促メールでよくある質問
迷ったときは、言葉の丁寧さとあわせて、相手に何を頼むのかを先に決めると書きやすくなります。
何日たったら催促してよいですか？
期限を約束しているなら、その日付と相手の営業日を起点に考えます。約束がなければ、依頼の重さとこちらの次工程を見て判断してください。候補日の回答は短時間でできることがありますが、複数部署の確認を伴う見積もりでは数日かかることもあります。急ぎなら、最終回答の前に確認状況だけ聞けるか考えてみましょう。
初回から上司をCCに入れてもよいですか？
相手や自社の上司が確認に必要な関係者なら、案件の共有ルールに沿って入れます。返事を急がせる目的だけで宛先を増やすと、相手とのやり取りに余計な緊張が生まれることがあります。まずは元の宛先と担当者を確認し、追加する場合は、その人が今回の判断や情報共有に関わるかで決めてください。
初回の確認をしても返事がなければ、どうしますか？
次に判断が必要になる時刻を確認し、必要なら、合意済みの連絡手段や担当窓口を使います。社内に共有するときは、元の依頼日、初回確認を送った日、いま止まっている作業を短くまとめると、次の対応を決めやすくなります。新しい希望日や連絡手段は、チームで取り決めがあればそれに合わせましょう。
まとめ｜前回の依頼と、今回ほしい返事を一文ずつ
取引先に初めて催促メールを送るときは、元のメールを開き、「何の件か」と「何を返してほしいか」を一文ずつ書いてみてください。期限があるなら理由を添え、回答に時間がかかりそうなら見通しだけでも返せるようにします。
たとえば、「○月○日にお送りした○○の件でご連絡しました。○月○日までに、修正のご希望の有無をお知らせいただけますか」と書けば、まず本文の骨格ができます。あとは宛先、日付、添付を確認し、必要な一文を加えてください。
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