自分だけ仕事量が多いときの相談方法｜業務の偏りを見える化して分担を見直す

仕事量が多いと感じたら、まず何を記録するか

定常業務と割り込み依頼を分ける

毎週・毎日の仕事と、その週に新たに入った仕事を分けます。記録する項目は、担当業務、担当者、締切、予定と実績の所要時間、割り込み件数です。締切は「金曜」だけでなく、分かる範囲で時刻も添えます。完了していない仕事は、使った時間と残りの見込みを分けます。

割り込みは、新たに対応を頼まれて予定していた仕事を中断した単位で数えます。まとめて処理できる依頼なら、職場で扱いやすい単位を決め、同じ数え方を翌週も使います。問い合わせ件数と処理時間を記録しても、その時間が実績欄に含まれていれば、合計には一度だけ足します。

架空の1週間で見る記録表

以下は、事務担当の佐藤さんが木曜16時に相談するためにまとめた架空の例です。月曜から金曜までを対象とし、木曜時点の実績と金曜までの残り見込みを載せています。時間はこの例の所要時間で、一般的な目安ではありません。

担当業務・締切	予定／実績／残り	割り込み・状況
定常・申請事務（佐藤）／水曜17時	5h／5h／0h	完了
定常・問い合わせ（佐藤）／各日17時	7h／6h／2h	定常枠内の対応
定常・週次集計（佐藤）／金曜15時	5h／2h／3h	集計作業が残る
追加・月報用データ確認（佐藤）／金曜17時	週初予定なし／4h／3h	火曜と木曜に1件ずつ、計2件

週初に予定した3業務は合計17時間です。木曜16時までに使った時間は、追加依頼も含めて17時間。残りは問い合わせ2時間、週次集計3時間、月報用データ確認3時間の合計8時間です。この例では、木曜の残りと金曜を合わせ、ほかの予定を除いて作業に使えるのは5時間です。見込みどおりでも3時間分を調整する必要があります。

週次集計は金曜15時、問い合わせの最終対応は金曜17時です。月報用データ確認を先に進めると、金曜15時の週次集計に影響する可能性があります。相談時は8時間と5時間の差だけでなく、どの締切が先に来るかも伝えます。

記録期間は仕事の周期に合わせる

毎週似た仕事が重なる場合は、まず一つの週を記録し、次の同じ曜日や締切で何が変わったか比べます。月末に集中する業務なら、通常週と月末を分けて見ると、いつ調整が必要か話しやすくなります。他の人の仕事量や空き時間は推測せず、分担先として候補が挙がったら、上司に引き受けられるか確かめてもらいます。

締切が迫っていたら、記録がそろう前に相談する

今日中の対応が必要な依頼が入り、既存の締切を守れない見込みなら、記録を整える前に連絡します。「本日17時の資料提出と、先ほどの問い合わせ対応が重なっています。先にどちらを進めるか、今決めていただけますか」と、衝突している仕事と必要な判断を伝えてください。残り時間が分からないときは、見込みであることを添えます。

単発の追加依頼を受けたその場での答え方には、「仕事を頼まれすぎるときの断り方5選」も参考になります。分担の相談では、同じ重なりが繰り返されているかも整理します。

上司に分担を相談する伝え方

口頭では、守りたい締切と不足時間から話す

「金曜15時の週次集計について、分担をご相談できますか。問い合わせ対応と追加のデータ確認を合わせると、残り8時間の作業に対して使えるのは5時間です。集計を金曜15時までに出すために、月報用データ確認の残り3時間分を別の担当に移せるか、難しければ提出期限を調整できるか、決めていただけますか」

口頭では、まず差し迫っている期限を伝え、次に数字と選択肢を示します。上司がすぐ決められない場合は、「何時までに判断をいただけますか。その間は週次集計を先に進めてよいですか」と、判断を待つ間の進め方まで確認します。

チャットでは、判断してほしい内容を最後に置く

「金曜15時締切の週次集計について、分担の相談です。木曜16時時点で、週次集計3時間、問い合わせ2時間、月報用データ確認3時間が残っています。金曜までに確保できる作業時間は5時間です。月報用データ確認を別担当へ移せるか、難しい場合は期限を調整できるか、ご判断をお願いします。週次集計を先に進めてよいかも、本日中に確認できると助かります」

相手がすぐに中身を確認できるよう、会社で共有してよい範囲の記録を添えます。話が長くなりそうなら、チャットは「判断してほしいこと」と「いつまでに決めたいか」の連絡に使い、細かい事情は面談で補足します。

何を優先し、何を移すか決めてもらう

この例では、上司が田中さんの稼働と引き継ぎ時間を確かめ、月報用データ確認の残りを田中さんへ移すと決めました。田中さんが金曜17時までに提出し、佐藤さんは金曜15時の週次集計を先に進め、問い合わせは金曜17時までに対応します。緊急問い合わせが入って集計に影響しそうな場合は、上司へ再度、順番を確認します。

引き継ぎで予定外の説明時間が必要なら、それも残り時間に入れます。この例の5時間は、短い引き継ぎを除いて確保できる作業時間です。引き継ぎが延びるなど、作業時間が減る見込みが分かった時点で、期限や担当の調整を再相談します。

厚生労働省の介護分野向け資料「業務の明確化と役割分担」では、業務を時間順に書き出し、作業する時間帯や役割を見直す方法が紹介されています。上の相談手順は、その考え方を事務の場面に応用した例です。実際に誰が配分や期限を決めるかは、勤務先の責任者に確認してください。

相談後も偏りが続くとき

合意した担当・期限・優先順位・確認日を残す

口頭で合意した内容は、その日のうちに短く共有します。「確認です。週次集計は佐藤が金曜15時、問い合わせは佐藤が金曜17時、月報用データ確認の残りは田中さんが金曜17時までに提出します。佐藤は週次集計を優先し、緊急の割り込みがあれば再相談します。翌月曜10時に、前週の締切と引き継ぎの結果を確認させてください」

翌月曜10時には、前週の締切を守れたか、引き継いだ仕事が予定どおり完了したかを振り返ります。割り込みの件数と所要時間は、翌週の木曜16時など前週と同じ時点で、同じ範囲・数え方で比べます。移した業務が元の担当者に戻っていないかも確認します。同じ集中が再発したら、持ち回りや割り込み対応の担当を事前に決められるか相談します。

上司に相談しづらいときは、調整できる別の相手を探す

直属の上司に話しづらい、または別部署からの依頼が多く直属の上司だけでは決めにくい場合は、上位の責任者、人事・総務、社内の相談窓口などに、担当や期限を調整できる人が誰か確認できます。窓口の名称や所管は職場によって異なります。相談先には、他人の忙しさの推測より、自分が抱える締切と仕事への影響を伝えます。

体調が気になる場合は、記録や社内の調整を待たず、勤務先に産業保健の窓口があれば相談できます。外部では、厚生労働省の「こころの耳の相談窓口」が働く人やその家族などへの相談先を案内しています。利用条件や受付時間は公式ページで確認してください。職場内での調整が難しく、働く環境そのものを見直したい場合は、「職場の人間関係で仕事を辞めたいときの判断基準」で、現職・異動・転職を比較できます。